考慮到發生突發事故時，有時無法進人辦公室或冷庫、機房查閱信息，應該在廠區內合適的地方安置一個裝有“事故應急處理手冊”(IARW稱之為“危機管理手冊”)的工具箱，便于事故處理小組及時查閱應用。這本手冊應包含如下主要內容：
(1)電話號碼。包括冷庫主要經營管理者和動力設備部門負責人的聯系電話(手機及家庭電話)；當地消防、公安等公共安全部門的聯系電話;冷庫所聘律師、保險經紀人的聯系電話；主要客戶的聯系電話;設計及建筑單位的聯系電話;事故應急處理小組成員的聯系電話。
(2)冷庫建造方案的有關信息資料。建筑方面包括冷庫建筑方式(尤其是墻、頂連接處)、墻的厚度、建筑用主要材料(尤其是隔熱、防潮材料)及其性質(它們在燃燒時可能會形成的化合物資料)等。
制冷裝置和系統方面包括制冷壓縮機、壓力容器、氨瓶、供液及回氣調節站、緊急泄氮器等的位置。
電氣方面包括變壓器及高、低壓間位置，各主要制冷設備的啟、停按鈕位置等。
(3)客戶及貨物清單。考慮到在發生重大事故時，計算機也許會遭到破壞.而如果遺失庫內儲藏的貨物清單，要想重建它將非常困難，所以最好在非現場保存一份客戶及貨物清單，并應每周一次進行更新。
(4)事故應急處理小組的名單及職責分工。包括疏散組(疏散人員)、消防組(熟悉廠區內救火設施的位置及使用方法)、急救組(提供力所能及的救助，直至由專業醫務人員接手為止)、氨泄舫處理組(熟悉廠區內各主要氨制冷設備的開關及供液、回氣閥位置，能熟練使用防毒面具)及指揮組(負責按現場情況決定事故處理方案，決定是否通知顧客、律師、保險經紀人，以及是否需要轉移庫內貨物以及信息發布等重大問題)。
(5)緊急儲藏冷藏庫及冷藏車的名錄。萬一本冷庫發生重大事故，需要轉移庫內儲藏的冷凍食品，可供轉移的附近冷藏車(及承擔運輸貨物的冷藏車公司)的單位名稱、聯系人、地址、電話(辦公室及手機號)。
(6)事故緊急處理的簡要程序。每個冷庫事故緊急處理程序的細節可能各不相同，但最重要的一個因素是，要激活一個團隊按特定程序去應對各種災難性事故。程序應寫得簡明、易懂。
